幹事の仕事は多いようで、やる順番さえ間違えなければ難しくありません。大人数宴会（20〜100名）を想定して、開催1か月前から当日までの段取りを時系列でまとめました。忙しい人は、太字の項目だけ押さえてください。
4〜5週間前：日程と規模を決める
- 候補日を3つ出す：金曜に集中しがちですが、木曜や水曜は店が取りやすく、会費も抑えられることがあります。
- 参加見込み人数を「上限」で見積もる：声をかける人数の7〜8割が来る前提で、お店探しは上限人数で行います。
- 目的を1つに決める：歓送迎会・忘年会・打ち上げ・懇親会で、必要な設備（マイク、プロジェクター、個室）が変わります。
- 予算感を決める：会社の補助がある場合は金額を確認。一人当たりの会費の目安は予算と会費の決め方を参照。
3〜4週間前：お店を絞って予約する
- 集合しやすい駅を2〜3つ決める：職場の最寄りと、参加者の帰宅方向の乗換駅が定番です。
- 条件で絞る：人数・予算・座敷かテーブルか・貸切の要否で、条件検索から候補を5店ほどピックアップ。
- 電話で確認して予約：着席人数・キャンセル条件・人数確定の締切・マイクの有無を聞き、仮予約。聞くことリストは予約電話のチェックリストへ。
- 二次会候補を2店メモしておく（一次会の店から徒歩5分以内）。
2〜3週間前：案内を出す
- 案内文に必ず書く5項目：日時／場所（店名・住所・地図リンク・改札名）／会費と集金方法／出欠の締切（一次・最終の2回）／締切後のキャンセルは会費をいただく旨。
- 出欠は回答しやすいツール（社内チャットの投票、Googleフォーム、LINEの日程調整）で集めます。
- アレルギー・苦手な食材の申告欄を作っておくと、コース変更の相談がしやすくなります。
1週間前：人数を固めて店に伝える
- 一次締切の人数でコース内容を確定し、店に連絡。飲み放題の内容、料理のボリューム、提供のペースを確認します。
- 役割分担を決める：受付・集金（1〜2名）、案内係（駅で誘導）、進行（乾杯・締めの依頼）、写真係。
- 乾杯・締めの挨拶を頼む人に事前に依頼。当日いきなり振ると場が冷えます。
- 余興・表彰がある場合は、必要な機材（マイク・スクリーン・音源）を店に再確認。
3〜4日前：最終確定
- 最終締切の人数を店に伝える。減少がキャンセル料の対象になるかも合わせて確認。
- リマインドを送る：日時・店名・地図・集合場所・会費を再掲。遅刻連絡の宛先（幹事の携帯）も明記。
- 事前集金の場合は未払い者に個別連絡。
当日：幹事は「早めに着いて、店と話す」
- 開始30分前に到着して、席の配置・コースの流れ・ラストオーダーの時間・会計方法を店の担当者と確認。
- 受付を出入口付近に設置し、集金と名簿チェックを同時に。釣り銭は1,000円札を多めに用意。
- 開始10分後に乾杯（遅刻者を待ちすぎない）。飲み放題の終了時刻を最初に全体へアナウンス。
- 締めの15分前に幹事が会計を済ませ、二次会の案内と解散の段取りを伝える。
- 解散後、忘れ物の確認とお店へのお礼。次回も予約しやすくなります。
翌日：3つだけやる
お礼と写真の共有、会費の収支報告（余剰金の使い道）、未回収会費の連絡。この3つを翌日中に済ませると「次も幹事をお願いしたい」と言われる幹事になります。