歓送迎会は、忘年会と違って「主役」がいる宴会です。お店選びから進行まで、主賓が心地よく過ごせるかを判断基準にすると、幹事の迷いがなくなります。

歓送迎会の店選びで重視すること

  • 主賓が全員と話せる席配置：座敷や掘りごたつなら主賓が回りやすい。テーブルなら主賓を中央に
  • 挨拶が全員に届く：40名を超えるならマイクの有無を確認
  • 落ち着いて話せる音量：送別の挨拶を聞きたいので、クラブ系のうるさい店は避ける
  • 主賓の好みを優先：送別なら本人にジャンルを聞く、歓迎なら新人にアレルギー・苦手を聞く
  • 花束・記念品を置ける場所：荷物置き場や預かりの可否を予約時に確認

3〜4月と9〜10月は歓送迎会シーズンで店が混みます。予定が分かった時点で条件検索から候補を絞り、2〜3週間前には予約を。

席次の基本

  • 主賓：全体が見える上座（座敷なら奥の中央、テーブルなら入口から正面）
  • 役職者：主賓の両隣。ただし主賓が「若手と話したい」タイプなら、途中で席替えを促す
  • 幹事：入口近くの下座。店員さんとのやりとり、遅刻者対応、会計のため
  • 新入社員・転入者：孤立しないように、面倒見の良い先輩の隣に配置

進行の型（2時間の例）

  • 開会：幹事が趣旨を一言（30秒）
  • 乾杯：役職者に依頼。乾杯前の挨拶は「1分で」とお願いしておく
  • 歓談（40分）：料理が出るペースに合わせる
  • 主賓の紹介・挨拶：送別は上司から本人へ一言→本人の挨拶。歓迎は本人の自己紹介（各1〜2分）
  • 花束・記念品の贈呈：送る側の代表が渡す。写真係はここで全体写真
  • 歓談（30分）：主賓が席を回る時間
  • 締め：役職者の締めの挨拶→一本締め。二次会の案内

花束・記念品・色紙の段取り

  • 花束：当日の帰り道で持ち帰りやすいサイズに。会場近くの花屋で当日受け取りが楽。予算3,000〜5,000円
  • 記念品：本人の希望を聞くか、商品券・カタログギフトが無難。予算は一人500〜1,000円を会費に上乗せ
  • 色紙・寄せ書き：開催1週間前から回す。リモートのメンバーはオンライン寄せ書きサービスで
  • 準備の分担：花束係・記念品係・写真係を幹事以外に振る

主賓の会費

送別会の主賓は無料が慣例。歓迎会の新入社員も無料か半額が多いです。その分は参加者の会費に薄く上乗せするか、傾斜会費で役職者に負担してもらいます。予算と会費の決め方も参考にしてください。

新入社員・転入者への配慮

  • お酒を飲めない人がいる前提で、ソフトドリンクの充実した飲み放題を選ぶ
  • 「自己紹介の時間があります」と事前に伝え、心の準備ができるようにする
  • 二次会への参加は自由と明言する
  • 帰り方向や終電時間を気にしてあげる。特に転勤で来たばかりの人は土地勘がありません

歓送迎会に向いた落ち着いた雰囲気の店は、条件検索の雰囲気で「落ち着いた・上品」、席タイプで「座敷・掘りごたつ」を選ぶと候補が絞れます。個室で入れるお店は個室の大人数ランキングへ。